Faktura ustrukturyzowana – najważniejsze informacje

Więcej informacji o Krajowym Systemie e-Faktur.

System faktur ustrukturyzowanych miał pierwotnie funkcjonować już w 4 kwartale 2021 r., jednak finalnie biznesmenom na skorzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przyszło poczekać trochę dłużej. Projekt wystartował w pierwszym dniu 2022 r. Po rocznym okresie przejściowym, w którym korzystanie z KSeF jest fakultatywne, zaczynając od stycznia 2023 r. będzie to koniecznością dla każdego czynnego podatnika VAT, jak i dla przedsiębiorstw zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Faktury ustrukturyzowane – nigdy więcej niepoprawnego przeniesienia pól faktur!

Faktury ustrukturyzowane to innymi słowy dokumenty elektroniczne, które mają precyzyjnie sformułowaną strukturę danych zakodowanych z użyciem języka znaczników XML. Kodowanie XML generalnie niewiele powie człowiekowi, który nie wie jak go odczytać, z kolei dla przystosowanej aplikacji do rozliczania oraz wystawiania faktur dokument tego typu będzie w pełni zrozumiały. Fakt, że faktury mają jednolitą strukturę sprawia, że obojętnie jakie programy księgowe wykorzystują kontrahenci transakcji, dane zawarte w fakturze ustrukturyzowanej pozostaną odczytane identycznie. Jest to znamienny krok do przodu szczególnie dla biur rachunkowych, które dotąd na co dzień mają do czynienia z przypadkami błędnego odczytywania przez aplikacje księgowe danych z faktur przekazywanych przez klientów w formie zdjęcia faktury papierowej lub pliku PDF. Faktury ustrukturyzowane kompletnie wykluczają prawdopodobieństwo błędu przy przenoszeniu informacji z faktury przez księgową, a także nieprawidłowego ich odczytania przez technologię OCR.

Krajowy System e-Faktur – właściciele firm wiele na tym zyskują

Wszyscy właściciele firm z początkiem stycznia 2021 r. mogą odebrać oraz wystawić fakturę ustrukturyzowaną poprzez Krajowy System e-Faktur uruchomiony przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF osoby prowadzące działalność gospodarczą zyskują m.in. większe bezpieczeństwo rozliczeń, bowiem mają pewność, iż faktury się nie zgubią (KSeF przetrzymuje dane o dokumentach przez 10 lat), szybciej dostaną zwrot podatku VAT oraz nie są zobowiązani przesyłać pliku JPK_FA. Z kolei Ministerstwo Finansów ma w ręku instrument, który umożliwia silniejsze uszczelnienie systemu podatkowego, czyli lepiej zapobiega nieprawidłowościom w sferze podatku akcyzowego, VAT i dochodowego. Watro zaznaczyć, iż obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur nie równa się zakazowi korzystania z komercyjnego oprogramowania do księgowania, jednakże musi ono być zintegrowane z KSeF.